Invoice adalah Dokumen Penagihan Hutang, Ketahui Fungsi Lain, Komponen dan Jenisnya

Reporter : Dhewi Bayu Larasati
Rabu, 30 Juni 2021 18:20

Invoice adalah surat berisi tagihan pembayaran yang dikeluarkan oleh penjual

Invoice adalah dokumen keuangan yang merinci dan mencatat transaksi antara penjual dan pembeli. Namun umumnya invoice merupakan dokumen tertulis yang di dalamnya berisi surat penagihan hutang

Istilah invoice ini mungkin tak asing untuk kamu yang bekerja di bidang keuangan atau dekat dengan transaksi jual beli, pasti sudah tak asing dengan kata invoice. Namun besar kemungkinan banyak orang yang tak mengenal istilah tersebut.

KBBI mencatat definisi invoice adalah sebagai daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan keterangan nama, jumlah, harga yang harus dibayar.

Invoice biasanya dibuat dalam tiga rangkap dengan peruntukan sebagai berikut:

satu lembar untuk pembeli
dua lembar disimpan oleh penjual sebagai lampuran penagihan dan buku faktur.

Saat ini invoice umum dibuat dalam komputer lalu dicetak di kertas berdasarkan permintaan atau dikirim ke email-email pihak yang melakukan transaksi. Dengan pencatatan elektronik tersebut akan memungkinkan pencarian atau penyortiran transaksi tertentu, melansir Investopedia.

1 dari 3 halaman

Fungsi Invoice

Invoice adalah © Diadona

Nggak cuman merinci daftar pembelian barang, invoice juga kadang memuat informasi yang berkaitan dengan diskon, perincian pembayaran awal, atau biaya keuangan lainnya. Fungsi lain invoice adalah untuk menagih pembayaran dari penjual kepada pembeli. Dilansir dari Zoho, fungsi invoice adalah sebagai berikut:

Pencatatan

Manfaat yang paling penting dari invoice adalah kemampuan untuk menyimpan catatan penjualan yang sah. DAri invoice bisa didapat informasi kapan suatu barang dijual, siapa yang membelinya, dan siapa yang menjualnya.

Pelacakan Pembayaran

Invoice adalah alat yang sangat berharga untuk akuntansi. Inovice membantu penjual dan pembeli untuk melacak pembayaran dan jumlah terutang mereka.

Payung Hukum

Invoice yang tepat adalah bukti hukum dari kesepakatan antara pembeli dan penjual pada harga yang ditentukan. Ini melindungi pedagang dari tuntutan hukum penipuan.

Mempermudah Penghitungan Pajak

Mencatat dan menyimpan semua faktur penjualan membantu perusahaan melaporkan pendapatannya dan memastikan bahwa itu dibayar dengan jumlah pajak yang tepat.

Analisa Bisnis

Kok bisa? Karena menganalisis faktur bisa membantu bisnis mengumpulkan informasi dari pola pembelian pelanggan mereka dan mengidentifikasi tren, produk populer, waktu pembelian puncak, dan banyak lagi. lebih lanjut, ini bisa membantu mengembangkan strategi pemasaran yang efektif.

2 dari 3 halaman

Komponen Invoice

Invoice adalah © Diadona

Tidak ada standart seperti apa invoice dibuat. Namun invoice yang baik dan sah secara hukum harus berisi semua informasi yang dibutuhkan pelanggan untuk melakukan pembayaran dan memberikan jalan untuk menjawab pertanyaan apa pun. Dan sebaiknya nih elemen yang sebaiknya ada dalam invoice adalah :

Nomor faktur
Tanggal layanan diberikan
Tanggal pengiriman faktur
Kontak dan nama organisasi/penjual
Nama dan kontak pembeli
Syarat dan Ketentuan
Garis yang merinci setiap produk atau layanan
Biaya per unit produk
Tarif pajak
Jumlah total terutang dengan mata uang
Catatan pribadi

3 dari 3 halaman

Jenis Invoice

Invoice adalah © Diadona

Melansir Akseleran, ada tiga jenis invoice dalam bisnis, diantaranya:

Invoice Biasa

Banyak terdapat dalam transaksi sehari-hari karena sifatnya yang sederhana. Eleman dalam invoice ini adalah item yang dibeli/pesan, jumlah, harga satuan barang/jasa, serta total harga yang harus dibayar.

Invoice Konsuler

Yakni invoice yang dibuat saat melakukan tarnsaksi internasional atau ekspor-impor. Invoice ini harus mendapat pengesahan dan izin dari negara.

Proforma Invoice

Proforma invoce adalah dokumen yang memberikan informasi mengenai rincian barang yang belum diserahkan kepada pelanggan. Di dalam invoice ini terdapat perkiraan harga barang yang tersedia serta elemen lainnya.

Proforma invoice digunakan atau dibuat sebelum penjualan benar-benar terjadi. Penjual bakalan menerbitkannya bila pelanggan meminta. Dalam invoice proforma tersebut, jumlah angka yang tertera dalam invoice akhir akan sama atau mendekati jumlah dalam proforma invoice. Nah setelah barang yang dibeli telah dikirimkan seluruhnya, invoice proforma akan diganti dengan invoice biasa.

Invoice adalah dokumen penting yang harus kamu pahami ketika kamu bekerja di bidang keuangan atau sebagai pembeli dan penjual.